Мне думается, что не важно, коммерческий проект или нет, самое первое что следует сделать, ну если по взрослому:), так это написать четкое ТЗ(тех.задание), не формально, только для того чтоб оно было, а подробно, по пунктикам. Определить что конкретно требуется от этой системы, ее будущий...